De la habilitación a la primera factura
Facturar electrónicamente tiene dos etapas bien distintas: un trámite ante la DNIT que se hace una sola vez, y la emisión de todos los días. La primera lleva tiempo; la segunda, segundos.
Katuapp se encarga de la parte técnica de la facturación electrónica: armar el documento, calcularle el CDC, firmarlo con el certificado del emisor y enviarlo al SIFEN. Lo único que queda es cargar la venta, igual que en un talonario. Abajo está el recorrido completo, desde antes de tener la cuenta hasta lo que recibe el cliente.
1. La habilitación ante la DNIT
Este es el paso previo, es un trámite propio del contribuyente ante la DNIT y ningún sistema lo puede hacer en su lugar. Es también el que más demora, así que conviene arrancarlo antes de necesitarlo. Katuapp acompaña las tres partes.
Certificado digital cualificado
Se compra a un prestador habilitado en Paraguay y queda a nombre del contribuyente. Es lo que firma cada documento. Se carga una vez en Katuapp y queda guardado cifrado.
Timbrado electrónico
La solicitud a la DNIT para cada establecimiento y punto de expedición desde el que se vaya a emitir. Viene con una vigencia y es lo que habilita a numerar.
Pruebas contra el ambiente de test
Antes de producción se emiten documentos de prueba hasta que la DNIT los apruebe. Recién ahí se habilita la emisión real.
Si todavía no está claro si corresponde facturar electrónicamente, conviene empezar por ahí antes que por el certificado. Lo explicamos en la guía de obligatoriedad, al final de esta página.
2. Cargar el negocio, una sola vez
Antes de la primera factura se carga la estructura fiscal, que es la misma que se declaró ante la DNIT: la empresa con su RUC, sus establecimientos y los puntos de expedición de cada uno, cada punto con su timbrado. Esa jerarquía es la que determina la numeración de cada documento.
Luego se cargan los clientes y los productos. Ninguna de las dos cosas es obligatoria para emitir (un cliente se puede cargar sobre la marcha), pero tenerlas hace que facturar sea elegir de una lista en vez de escribir todo cada vez.
3. Emitir
Se elige el cliente, se cargan los ítems y se confirma. El precio cargado ya incluye el IVA y el impuesto se desglosa solo, que es como se cotiza en Paraguay. A partir de la confirmación, todo lo que sigue pasa sin hacer nada más.
Se toma el número que corresponde
Del timbrado vigente del punto de expedición, con el correlativo siguiente. La numeración es atómica: dos cajas emitiendo al mismo tiempo nunca sacan el mismo número.
Se calcula el CDC
Los 44 caracteres que identifican al documento de forma única en todo el país.
Se firma con el certificado del emisor
Firma XAdES real sobre el XML, con el certificado cargado. Sin esto el SIFEN rechaza el documento.
Se envía al SIFEN
El envío es asincrónico: la venta queda registrada al instante y el estado se actualiza cuando la DNIT responde. No hace falta esperar frente a la pantalla.
4. Aprobado, y el cliente lo recibe
Cuando la DNIT aprueba, el documento pasa a APROBADO y ahí tiene validez fiscal. El cliente recibe por correo el KuDE, que es la representación gráfica del documento, en A4 o en ticket de 80mm según cómo se entregue. Lleva impreso el CDC y su código QR, con los que cualquiera puede verificar contra la DNIT que la factura es real.
Si en cambio vuelve RECHAZADO, el SIFEN devuelve el motivo concreto y el documento no tiene validez. Casi siempre es un dato del receptor que no cierra contra el registro de la DNIT: se corrige y se reemite.
5. Lo que pasa tras la factura
Emitir es el principio, no el final. Cada documento aprobado alimenta el resto del sistema sin volver a cargarlo en ninguna planilla.
- Si la venta fue a crédito, queda como cuenta por cobrar con su vencimiento y su saldo.
- Si el ítem descuenta stock, el movimiento queda registrado en el depósito elegido al emitir.
- El libro IVA ventas se arma con lo emitido, listo para exportar.
- Si hubo un error, se corrige con una nota de crédito o una cancelación, según el caso.