Qué es el timbrado y qué hacer cuando vence
El timbrado es el número con el que la DNIT autoriza a emitir comprobantes durante un período determinado. Tiene fecha de inicio y fecha de fin, y va atado a un establecimiento y a un punto de expedición. Si venció, no se puede emitir hasta tener uno nuevo vigente.
Mucha gente conoce el timbrado por el número impreso en la esquina del talonario. En facturación electrónica es exactamente lo mismo, solo que en vez de imprimirse en un block viaja dentro del documento electrónico y el SIFEN lo valida en cada emisión.
Qué autoriza exactamente
Un timbrado no es un permiso general para facturar. Es más específico: autoriza a emitir determinados tipos de documento, desde un punto de expedición concreto, durante una ventana de fechas.
- Un número de timbrado, que es el que identifica la autorización.
- Una fecha de inicio de vigencia y una de fin.
- El establecimiento y el punto de expedición a los que corresponde.
- Los tipos de documento que habilita a emitir.
De ahí sale una consecuencia práctica que sorprende a mucha gente: al abrir una sucursal nueva o una caja nueva, esa caja necesita su propia habilitación. No hereda la del local principal.
Qué pasa cuando vence
Al llegar la fecha de fin, el timbrado deja de servir. No hay período de gracia: un documento emitido con timbrado vencido es rechazado por el SIFEN, y como fue rechazado, no tiene validez fiscal. No es una multa ni una observación, es una venta que quedó sin comprobante válido.
El error caro no es que venza, es enterarse el día que vence. El trámite del timbrado nuevo lleva tiempo, y sin él no se puede emitir. Conviene poner el recordatorio con un mes de anticipación, no con una semana.
Cuando el timbrado nuevo entra en vigencia, el correlativo arranca de nuevo desde el número que corresponda a esa autorización. No continúa la numeración del timbrado anterior.
Ya se me venció, ¿qué hago?
Dejar de emitir con ese timbrado
Cualquier documento que mandes va a volver rechazado. No sirve reintentar.
Gestionar el timbrado nuevo ante la DNIT
Es el mismo trámite de solicitud, para el mismo establecimiento y punto de expedición.
Cargarlo con sus fechas reales de vigencia
Las que figuran en la autorización, no las que uno supone. Una fecha de inicio mal cargada hace que el sistema lo tome como todavía no vigente y rechace igual.
Revisar qué quedó sin comprobante
Las ventas del período sin timbrado hay que documentarlas con el timbrado nuevo. Si el caso tiene alguna particularidad, conviene consultarlo con el contador antes de emitir.
Cómo lo maneja Katuapp
Cada punto de expedición guarda su timbrado con su vigencia, y al emitir se toma el que está vigente para ese tipo de documento. Si no hay ninguno vigente, la emisión se frena antes de armar el documento y explica por qué, en vez de mandarlo al SIFEN para que vuelva rechazado.