Cómo emitir una factura electrónica en Paraguay
Para emitir una factura electrónica en Paraguay hacen falta tres cosas habilitadas ante la DNIT: el RUC en el régimen electrónico, un certificado digital para firmar y un timbrado vigente asignado a un punto de expedición. Con eso, emitir es cargar el receptor, cargar los ítems y confirmar.
La factura electrónica no cambia lo que se vende ni cómo se cobra. Cambia el trámite: en vez de un talonario preimpreso, se genera un documento electrónico que se firma digitalmente y se envía al SIFEN, el sistema de la DNIT que lo aprueba o lo rechaza. Lo que el cliente recibe es la representación gráfica de ese documento ya aprobado.
Abajo está el recorrido completo, desde lo que hay que tener antes de empezar hasta qué mirar cuando algo sale rechazado.
Lo necesario antes de la primera factura
Ninguno de estos tres puntos es opcional, y los tres son trámites ante la DNIT, no configuración de un software. Si falta uno, todavía no se puede emitir.
El RUC incorporado al régimen electrónico
La DNIT viene sumando contribuyentes por etapas y notifica a cada RUC cuando le toca. Sin notificación, también existe la adhesión voluntaria.
Un certificado digital cualificado
Es lo que firma cada documento y prueba quién lo emitió. Se compra a un prestador habilitado en Paraguay y viene en un archivo con contraseña. Sin firma, el SIFEN rechaza el documento.
Timbrado electrónico vigente
La DNIT autoriza un timbrado con una fecha de inicio y una de fin, atado a un establecimiento y a un punto de expedición. Es lo que habilita a numerar. Un timbrado de talonario impreso no sirve para documentos electrónicos.
Antes de emitir a clientes reales se hace una etapa de pruebas contra el ambiente de test de la DNIT. Recién cuando esos documentos salen aprobados se habilita producción. Es el paso que más demora, y conviene empezarlo antes de necesitarlo.
Cómo está numerada una factura electrónica
El número que ve el cliente tiene tres partes y no es correlativo global del negocio: es correlativo por punto de expedición.
| Parte | Formato | Qué es |
|---|---|---|
| Establecimiento | EEE | La sucursal o local, según lo habilitado ante la DNIT |
| Punto de expedición | PPP | La caja o el puesto de emisión dentro de esa sucursal |
| Número | NNNNNNN | El correlativo, que corre por cada punto de expedición |
Por eso dos cajas del mismo local llevan numeraciones independientes, y por eso el correlativo nunca puede saltarse ni repetirse dentro de un mismo punto. Si un número se pierde, se informa a la DNIT con un evento de inutilización.
Emitir, paso a paso
Elegir el punto de expedición
De ahí sale el timbrado que se va a usar y el correlativo que le toca al documento. Con un solo local y una sola caja, es siempre el mismo.
Cargar el receptor
Un RUC con su dígito verificador para un contribuyente, o el documento de identidad para un consumidor final. El nombre tiene que coincidir con lo que figura en el registro: si no coincide, el SIFEN lo observa.
Cargar los ítems
Cada línea lleva descripción, cantidad, precio y su tasa de IVA (10%, 5% o exenta). En Katuapp el precio cargado ya incluye el IVA y el impuesto se desglosa de ahí, que es como se cotiza en Paraguay.
Indicar la condición de venta
Contado o crédito. Si es crédito, va con su plazo o sus cuotas, y esa factura queda pendiente de cobro.
Confirmar
Ahí se arma el documento electrónico, se le calcula el CDC, se firma con el certificado del emisor y se envía al SIFEN.
Qué pasa al confirmar
El envío al SIFEN es asincrónico: el documento sale con un estado y ese estado se actualiza cuando la DNIT responde. Los estados que vas a ver son estos.
| Estado | Qué significa |
|---|---|
| BORRADOR | Todavía no se envió. Se puede editar o descartar sin consecuencias. |
| EN PROCESO | Enviado al SIFEN, esperando respuesta. |
| APROBADO | La DNIT lo aceptó. Recién acá el documento tiene validez fiscal. |
| RECHAZADO | La DNIT lo rechazó y devolvió el motivo. No tiene validez y hay que corregir y reemitir. |
| CANCELADO | Estaba aprobado y se anuló más tarde con un evento de cancelación. |
Un documento aprobado no se borra. Si hubo un error, se corrige con otro documento: una nota de crédito si hay que devolver o descontar, o una cancelación si corresponde anularlo dentro del plazo que admite la DNIT.
Los rechazos más comunes
Un rechazo casi nunca es un problema del sistema: es un dato que no cierra contra lo que la DNIT tiene registrado. Los que más aparecen:
- El RUC del receptor no existe, o el dígito verificador no corresponde.
- El nombre del receptor no coincide con el que figura para ese RUC.
- El timbrado está vencido, o todavía no empezó su vigencia.
- El documento se emitió con una fecha fuera del plazo de envío admitido.
- La suma de los ítems no cierra contra los totales declarados.
- El certificado de firma venció, o el RUC del certificado no es el del emisor.
El SIFEN devuelve siempre un código y una descripción. Ese texto es la instrucción de qué corregir, y conviene leerlo antes de reintentar: reemitir sin cambiar nada da el mismo rechazo.